Pada hari Minggu, 7 Oktober 2012 menjelang penyelenggaraan wisuda mahasiswa UT di Pondok Cabe, Kabid Pengembangan IT IKA UT Pusat telah melakukan peninjauan ke tenda tempat pelayanan aktifasi alumni baru di koridor gedung pelayanan administrasi wisudawan UT. Pada siang itu rekan alumni yang bertugas melayani calon alumni adalah pak Padang Sudarmo, SSi dan bu Herawati SSi serta dibantu oleh saudara Yayat. Pak Padang Sudarmo mengatakan bahwa saat ini sudah tersedia kartu tanda anggota (KTA) model baru yaitu seri A dan bernomor register, setiap alumni yang telah mengaktifasi sebagai alumni diberi KTA dengan nomer seri tersendiri.

Saat itu dilaporkan bahwa hampir semua calon wisudawan telah mendaftarkan diri dan bergabung menjadi anggota baru organisasi Ikatan Alumni UT yang dikenal dengan sebutan IKA UT. “Ikatan Alumni UT” adalah sebutan yang tepat, bukan “Ikatan Keluarga Alumni UT”. Hal ini perlu dipertegas mengingat bahwa IKA UT di beberapa wilayah masih ada yang belum tepat mengartikan nama tersebut.

Bagi rekan alumni yang belum memiliki KTA segeralah mengurusnya. Bukti sebagai alumni UT secara legal formal adalah ia telah memiliki kartu anggota ikatan alumni lengkap dengan nomer register.
Adapun cara mendapatkan KTA IKA UT adalah :
- Datang ke Pondok Cabe menemui pengurus IKA UT Pusat yg kami tugasi melayani “aktivasi alumni” selama masa persiapan wisuda (antara tgl 23 s/d 27 November 2012 yad).
- Aktivasi alumni dapat dilakukan perorangan maupun kolektif dengan menyertakan foto bewarna 2×3.
- Setiap alumni mengisi form biodata serta membayar iuran keanggotaan Rp. 35.000,-.
- Kartu anggota akan diberikan petugas saat itu juga.

Keuntungan bagi para alumni yang telah memiliki kartu tersebut adalah dia lebih berhak untuk dipilih sebagai pengurus IKAUT baik di Pusat maupun di Wilayah, sedangkan bagi alumni yang belum melakukan aktifasi alumni maka hak tersebut terkalahkan oleh alumni UT yang telah memiliki KTA atau dengan kata lain bahwa alumni UT yang telah memiliki kartu berarti ia telah menunjukkan kesungguhan dalam membangun kebersamaan antara lain telah ikut serta berinfak untuk bantuan beasiswa bagi adik-adik mahasiswa yang kurang mampu secara financial.

Diharapkan oleh Pengurus IKA UT Pusat agar pendistribusian KTA selesai sebelum penyelenggaraan Musyawarah Nasional IKA UT tahun 2013 yang akan datang. Bagi para senior alumni UT terutama yang masih berminat duduk dalam kepengurusan IKAUT agar secepatnya mengurus KTA karena aktifasi alumni UT merupakan langkah awal reformasi dilingkungan organisasi IKAUT dalam rangka mencapai eksistensi organisasi yang lebih tertib dan lebih berdayaguna bagi kepentingan bersama dan bagi kepentingan bangsa dimasa yang akan datang. Rasanya janggal bila masih ada pengurus IKA UT Wilayah yang belum memiliki Kartu Tanda Anggota, oleh sebab itu bersegeralah mengurusnya sebagai bukti loyalitas kita terhadap organisasi alumni yang terbesar di Asia ini.

Bagaimana dengan alumni baru yang tidak wisuda di Pondok Cabe (prosesi wisuda melalui UPI di UPBJJ) yang berada di daerah ?. Mereka bisa menghubungi ketua IKA UT daerah masing-masing tapi bila di pengurus daerah belum ada form KTA, maka penyelesaiannya boleh dilakukan secara kolektif ke IKA UT Pusat dan akan dilayani pada saat acara wisuda di UT Pondok Cabe.

KTA pertama kali diluncurkan oleh Pengurus IKAUT Pusat, oleh sebab itu semua pengurus pusat harus lebih dulu memiliki KTA. Semua calon alumni UT yang diwisuda di Pondok Cabe, KTA-nya dilayani langsung oleh Pengurus IKA UT Pusat. Sedangkan calon alumni UT yang wisudanya melalui acara UPI (wisuda di UPBJJ), KTA-nya diurus oleh Pengurus IKA UT Wilayah.

Dokumen pada petugas aktifasi alumni UT dikelompokkan berdasarkan program studi dan UPBJJ dengan demikian diharapkan agar IKAUT Wilayah juga melakukan tata kelola berdasarkan program studi para alumni hal ini dimaksudkan untuk mempermudah penelusuran file bila akan melakukan perpanjangan masa berlaku KTA, adapun masa berlaku KTA adalah lima tahun. Jika IKAUT Wilayah telah memiliki form KTA sendiri sebaiknya memberitahu kepada IKA UT Pusat serta mengirimkan contoh KTA agar format KTA tersebut lebih terjamin keseragamannya.